MEDAN-Pada era globalisasi saat ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media telah dibuat untuk kemudahan dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan informasi. Begitupula informasi yang di arsipkan memiliki nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, termasuk menjadi bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenaranya.
Demikian dikatakan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, Adlan, melalui Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Doharni Susilawaty saat membuka acara “Bimbingan Teknis Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemko Medan Tahun 2021” di gedung Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumut, Selasa (7/12/2021).
Dikatakan Doharni Susilawaty, kearsipan merupakan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima sehingga system kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan lembaga, organisasi, badan maupun perorangan.
Oleh sebab itu, Bimtek Penyusutan Arsip ini dipandang sangat perlu untuk penyelenggaraan kearsipan yang bermutu dan menjamin penyelamatan bahan pertanggungjawaban guna mendukung manajemen Pemerintahan dan pembangunan.
“Arsip tidak hanya dipandang sebagai catatan sejarah saja, melainkan juga bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen organisasi. Keberhasilan pengelolaan arsip dengan sendirinya akan mempengaruhi kinerja organisasi, karena arsip organisasi secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan dalam proses manajemen organisasi yang bermutu,”kata Doharni Susilawaty.
Melalui Bimtek ini Doharni Susilawaty berharap, dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan bagi para peserta agar mampu mengelolah kearsipan secara efektif dan efisien di unit kerja masing-masing dan setelah terlaksananya kegiatan ini maka para peserta harus dapat memahami prosedur yang benar dan kedepanya tidak ada lagi pengiriman arsip ke LKD dalam bentuk berkas yang tidak sesuai dengan aturan.
“Saya berharap para peserta mengikuti kegiatan ini dengan baik sampai tuntas sehingga dapat diaplikasikan dalam lingkup kantor masing-masing.”harap Doharni Susilawaty.
Sebelumnya dalam laporan panitia yang disampaikan oleh Dion dijelaskan bahwa bimtek penyusutan arsip ini digelar selama dua hari mulai dari tanggal 7-8 Desember 2021, dengan jumlah peserta sebanyak 85 orang yang terdiri dari para arsiparis yang diangkat secara inpassing dan pegawai yang bertugas mengelolah arsip di seluruh OPD di lingkungan Pemko Medan.
“Bimtek ini juga menghadirkan narasumber pejabat fungsional dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dengan materi yang akan disampaikan terkait Peraturan Pemerintah No 28 tahun 2021 dan mekanisme penyusunan retensi arsip sebagai dasar penyusutan arsip,” jelasnya. (MS7)
